Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz do nas — odpowiadamy w dni robocze.
Dokumenty i przypomnienia
Jak Domyko wie, których dokumentów brakuje?
Przy każdym kliencie zaznaczasz, jakich dokumentów oczekujesz co miesiąc: wyciąg bankowy, lista płac, faktury spoza KSeF, umowy. Na każdy miesiąc Domyko tworzy listę i odhacza pozycje, gdy klient wgra plik albo Ty oznaczysz dokument jako otrzymany.
Kiedy wychodzą przypomnienia?
W dni, które ustawisz dla biura, na przykład 3., 6. i 8. dnia miesiąca. Pierwsze przypomnienie idzie e-mailem, kolejne SMS-em, a ostatnie zawiera link, pod którym klient wgra pliki bez logowania. Klient, który ma komplet, nie dostaje nic.
Jakie pliki może wgrać klient?
Zdjęcia z telefonu (także HEIC z iPhone’a, które zamieniamy na JPEG) i pliki PDF. Z faktur i paragonów odczytujemy NIP sprzedawcy, numer, datę i kwoty, żeby łatwiej je było przypisać.
Czy mogę przypomnieć klientowi ręcznie?
Tak. Przy kliencie wysyłasz przypomnienie od razu, poza harmonogramem. Każde przypomnienie zostaje w historii klienta.
KSeF
Czego potrzebuje biuro, żeby pobierać faktury z KSeF?
Certyfikatu KSeF biura i uprawnienia do odczytu faktur, które nadaje biuru każdy klient w KSeF. Instrukcję dla klientów wyślesz im z portalu. Gdy klient nie może nadać uprawnienia, zapasowo działa token wygenerowany przez klienta.
Jak często Domyko pobiera faktury?
Co noc, a w ciągu dnia na żądanie przyciskiem „Synchronizuj teraz”. Pobieramy tylko faktury, które przybyły od ostatniej synchronizacji.
Co klient robi z fakturą?
Widzi ją w skrzynce w portalu, z podglądem PDF. Zaznacza, czego dotyczy: kategoria, wydatek firmowy, prywatny albo mieszany, samochód, czy jest zapłacona — i może dopisać uwagę. Faktury bez opisu wracają w przypomnieniach.
Czy Domyko wysyła coś do KSeF?
Nie. Domyko tylko odczytuje faktury kosztowe klientów. Wystawiasz i księgujesz je dalej w swoim programie.
Program księgowy i eksport
Z jakimi programami działa Domyko?
Z każdym, który wczytuje pliki. Eksport zawiera numery KSeF z opisami klienta (CSV albo XLSX) oraz paczkę ZIP z plikami XML i PDF. Optima, Rewizor i Symfonia same pobierają faktury z KSeF, więc z Domyko bierzesz do nich przede wszystkim opisy.
Czy muszę zmieniać sposób pracy biura?
Nie. Księgowanie zostaje w Twoim programie. Domyko przejmuje zbieranie dokumentów i opisów od klientów — to, co dziś dzieje się mailem, telefonem i komunikatorem.
Klienci biura
Jak klient loguje się do portalu?
Linkiem wysłanym na e-mail — bez hasła. Link z przypomnienia pozwala wgrać pliki nawet bez logowania i działa tylko dla tego klienta i tego miesiąca.
Czy klient widzi, że portal to Domyko?
Klient widzi nazwę, logo i kolory Twojego biura. W planie Biuro+ portal może też działać pod domeną biura.
Czy klient płaci za portal?
Nie. Płaci biuro. Wiele biur dolicza koszt portalu do abonamentu klienta — przy planie Biuro to około 3,30 zł netto na klienta miesięcznie.
Bezpieczeństwo i RODO
Gdzie są przechowywane dane?
Aplikacja i baza danych działają na serwerach w Warszawie, a pliki — w prywatnym magazynie w Unii Europejskiej. Do plików prowadzą wyłącznie linki ważne kilka minut, wystawiane osobie, która ma do nich dostęp.
Czy podpisujecie umowę powierzenia?
Tak. Klient biura jest administratorem danych, biuro przetwarzającym, a Domyko podprzetwarzającym. Zasady podpowierzenia (art. 28 ust. 4 RODO) są częścią regulaminu, który biuro akceptuje przy zakładaniu konta.
Co się stanie z danymi po rezygnacji?
Przed końcem umowy pobierzesz eksport wszystkich dokumentów i opisów. Po jej zakończeniu usuwamy dane klientów biura w ciągu 30 dni, chyba że przepisy każą je przechowywać dłużej.
Płatności
Od czego zależy cena?
Od liczby aktywnych klientów biura: Start do 20, Biuro do 75, Biuro+ do 150. Liczba pracowników biura nie ma znaczenia. Szczegóły są w cenniku.
Czy dostanę fakturę?
Tak, fakturę VAT na NIP biura, wystawioną w KSeF. Płacisz kartą przez Stripe, miesięcznie albo rocznie.