Regulamin

Ostatnia aktualizacja: październik 2026

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Domyko (dalej: "Serwis") dostępnego pod adresem domyko.pl, prowadzonego przez Digital Vantage, ul. Andriollego 34, 05-400 Otwock, NIP PL5321813962 (dalej: "Administrator").

1. Definicje

• Serwis - portal klienta dla biur rachunkowych Domyko
• Biuro - przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe, który zawarł z Administratorem umowę o korzystanie z Serwisu
• Użytkownik - Biuro oraz osoby, którym Biuro nadało dostęp do Konta (właściciel i pracownicy Biura)
• Klient Biura - osoba lub firma, której Biuro świadczy usługi księgowe i którą dodało do Serwisu; Klient Biura korzysta z Serwisu na zaproszenie Biura i nie zawiera umowy z Administratorem
• Konto - konto Biura w Serwisie
• Subskrypcja - odpłatny plan Serwisu, odnawiany automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe
• Konsument - osoba fizyczna zawierająca umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 38a ustawy o prawach konsumenta)

2. Akceptacja Regulaminu

Zakładając Konto, Biuro akceptuje niniejszy Regulamin, w tym zasady powierzenia przetwarzania danych z sekcji 6. Jeśli nie akceptujesz któregokolwiek z postanowień, nie zakładaj Konta.

3. Usługi

Serwis umożliwia Biuru:

• Prowadzenie listy dokumentów oczekiwanych od Klientów Biura w kolejnych okresach
• Wysyłanie Klientom Biura przypomnień e-mail i SMS oraz linków do przesłania dokumentów
• Przyjmowanie dokumentów od Klientów Biura i odczyt danych z dokumentów
• Pobieranie faktur kosztowych Klientów Biura z Krajowego Systemu e-Faktur i zbieranie ich opisów
• Przekazywanie Klientom Biura informacji o kwotach i terminach podatków i składek
• Eksport danych i plików do programu księgowego Biura
• Oznaczenie portalu i e-maili nazwą, logo i kolorami Biura, zgodnie z wykupionym planem

Serwis nie prowadzi ksiąg, nie wystawia faktur, nie wysyła faktur ani deklaracji do organów i nie zastępuje programu księgowego Biura.

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari lub Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz aktywny adres e-mail. Do pobierania faktur z KSeF potrzebny jest certyfikat KSeF Biura albo token udostępniony przez Klienta Biura.

4. Zasady Korzystania

Użytkownik korzysta z Serwisu zgodnie z prawem i niniejszym Regulaminem. Zabronione jest:

• Przesyłanie plików zawierających złośliwe oprogramowanie
• Przesyłanie treści niezgodnych z prawem lub niezwiązanych z obsługą księgową Klientów Biura
• Dodawanie danych osób, wobec których Biuro nie ma podstawy do ich przetwarzania
• Wysyłanie przez Serwis wiadomości do osób, które nie są Klientami Biura ani ich przedstawicielami
• Próby uzyskania dostępu do danych innych Biur lub obejścia limitów i zabezpieczeń Serwisu

5. KSeF

• Biuro odpowiada za to, że posiada uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur do odczytu faktur Klientów Biura, których faktury pobiera przez Serwis
• Serwis używa certyfikatu albo tokenu wyłącznie do odczytu faktur kosztowych Klientów Biura i nie wysyła żadnych dokumentów do KSeF
• Dostępność faktur zależy od działania KSeF, za które odpowiada Ministerstwo Finansów; przerwy w działaniu KSeF nie stanowią niezgodności usługi z umową
• Biuro może w każdej chwili usunąć certyfikat lub token z Konta; Serwis przestaje wtedy pobierać faktury

6. Powierzenie Przetwarzania Danych

Administratorem danych osobowych Klientów Biura (i ich pracowników lub kontrahentów, których dane znajdują się w dokumentach) jest Klient Biura, a Biuro przetwarza je na jego zlecenie. W zakresie tych danych Biuro dalej powierza ich przetwarzanie Administratorowi Serwisu (art. 28 ust. 4 RODO), na następujących zasadach:

• Przedmiot i cel: przechowywanie i udostępnianie dokumentów, faktur i ich opisów oraz wysyłka powiadomień — wyłącznie w celu świadczenia usług z sekcji 3, przez czas trwania umowy
• Zakres: dane identyfikacyjne i kontaktowe Klientów Biura i ich przedstawicieli, dane z dokumentów księgowych i faktur, dane o podatkach i składkach
• Administrator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Biura; za polecenie uznaje się korzystanie z funkcji Serwisu
• Osoby z dostępem do danych po stronie Administratora są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy
• Administrator stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Polityce Prywatności i pomaga Biuru w realizacji praw osób, których dane dotyczą
• Dalsze podmioty przetwarzające wymienia Polityka Prywatności; o zamiarze dodania lub zmiany takiego podmiotu informujemy mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem, a Biuro może zgłosić sprzeciw i wypowiedzieć umowę
• O naruszeniu ochrony danych Administrator informuje Biuro bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego wykrycia
• Biuro może przeprowadzić audyt w zakresie przetwarzania powierzonych danych po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku
• Po zakończeniu umowy Administrator usuwa powierzone dane w ciągu 30 dni, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania; wcześniej Biuro może pobrać eksport danych

7. Odpowiedzialność Użytkownika

Biuro ponosi odpowiedzialność za:

• Podstawę prawną przetwarzania danych Klientów Biura, które wprowadza do Serwisu
• Treść wiadomości i dokumentów przesyłanych przez Serwis
• Zachowanie poufności danych dostępowych do Konta i nadawanie dostępu pracownikom
• Sprawdzenie danych odczytanych automatycznie z dokumentów przed ich zaksięgowaniem

8. Wyłączenie Odpowiedzialności

Nie gwarantujemy:

• Nieprzerwanej dostępności Serwisu
• Braku błędów lub usterek technicznych
• Bezbłędnego odczytu danych z dokumentów — odczyt jest pomocą, a nie księgowaniem
• Dostępności i poprawności danych w systemach zewnętrznych, w tym KSeF

Maksymalna odpowiedzialność Administratora wobec Biura jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Biuro w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Wyłączenia i ograniczenia odpowiedzialności z tej sekcji nie dotyczą Konsumentów ani Przedsiębiorców na prawach konsumenta. Ich uprawnienia, w tym z tytułu niezgodności usługi z umową, wynikają z przepisów prawa i Regulamin ich nie ogranicza.

9. Plany i Płatności

Plany różnią się limitem aktywnych Klientów Biura i zakresem funkcji. Szczegóły są na stronie cennika.

• Ceny podane w cenniku są cenami netto. Do ceny doliczamy podatek VAT w stawce właściwej dla Biura — dla nabywców z Polski 23%
• Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd. — Serwis nie przechowuje danych karty płatniczej
• Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy, aż do jej anulowania
• Anulowanie jest możliwe w dowolnym momencie w panelu rozliczeniowym i działa z końcem opłaconego okresu — dostęp zostaje do tego dnia
• Zmiana planu w trakcie okresu rozliczana jest proporcjonalnie do pozostałego czasu
• Okres próbny trwa 30 dni i jest bezpłatny. Po jego zakończeniu dalsze korzystanie z Serwisu wymaga Subskrypcji

O zmianie cen powiadamiamy mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem. Nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego; do tego czasu obowiązuje cena dotychczasowa.

Konsumenta i Przedsiębiorcę na prawach konsumenta nowa cena obowiązuje dopiero po jej zaakceptowaniu w panelu. Bez akceptacji subskrypcja wygasa z końcem opłaconego okresu, bez żadnych dodatkowych opłat. Pozostałe Biura mogą anulować subskrypcję przed wejściem nowej ceny w życie; jej nieanulowanie oznacza akceptację nowej ceny.

10. Faktury

• Do każdej płatności Biuro otrzymuje mailem potwierdzenie płatności
• Biuru, które podało NIP, wystawiamy fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
• Akceptując Regulamin, Biuro wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
• Numer NIP podany przy zamówieniu trafia na fakturę. Faktura bez NIP-u nie może zostać później skorygowana o dane firmy, dlatego prosimy o podanie go przed dokonaniem płatności
• Faktury są dostępne w panelu rozliczeniowym przez cały okres trwania umowy

11. Prawo Odstąpienia od Umowy

Postanowienia tej sekcji dotyczą Konsumentów oraz osób fizycznych zawierających umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego.

• Można odstąpić od umowy w terminie 14 dni od dnia pierwszej płatności, bez podania przyczyny
• Zwracamy wówczas pełną kwotę pierwszej płatności — nie potrącamy wartości usługi wykorzystanej do dnia odstąpienia
• Najprościej odstąpić w panelu: Ustawienia → Płatności → „Odstąp od umowy”. Przycisk jest dostępny przez 14 dni od pierwszej płatności, a potwierdzenie odstąpienia z datą i godziną wysyłamy mailem
• Można też przesłać oświadczenie mailem na adres [email protected], również na wzorze formularza z Załącznika do Regulaminu. Wystarczy wysłać je przed upływem terminu
• Odstąpienie w trakcie okresu próbnego oznacza zakończenie subskrypcji bez żadnej opłaty
• Zwrot następuje tą samą metodą płatności, w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia
• Przystępując do płatności, Użytkownik żąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia — zgodę tę odbieramy na ekranie płatności
• Prawo odstąpienia dotyczy zawarcia umowy, a nie jej automatycznych odnowień. Odnowieniu zapobiega anulowanie subskrypcji przed końcem opłaconego okresu

12. Reklamacje

• Reklamacje przyjmujemy mailem na adres [email protected]
• Reklamacja powinna zawierać adres e-mail Konta, opis problemu i oczekiwany sposób rozpatrzenia
• Odpowiadamy w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji, na adres e-mail, z którego została wysłana
• Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji
• Jeżeli usługa nie jest zgodna z umową, Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą żądać doprowadzenia jej do zgodności, a gdy to niemożliwe lub nieskuteczne — obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy (art. 43k–43q ustawy o prawach konsumenta)
• Jeżeli nie uwzględnimy reklamacji Konsumenta, w odpowiedzi poinformujemy, czy zgadzamy się na pozasądowe rozwiązanie sporu

13. Ochrona Danych Osobowych

Dane Użytkowników przetwarzamy jako administrator zgodnie z Polityką Prywatności. Dane Klientów Biura przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zasadach z sekcji 6.

14. Własność Intelektualna

Wszystkie prawa do Serwisu, w tym znak Domyko, interfejs, kod źródłowy i dokumentacja, należą do Administratora. Biuro otrzymuje licencję na korzystanie z Serwisu zgodnie z Regulaminem. Logo i materiały Biura pozostają jego własnością; Biuro udziela licencji na ich wyświetlanie w Serwisie przez czas trwania umowy.

15. Rozwiązanie Umowy

Biuro może w dowolnym momencie anulować subskrypcję i usunąć Konto.

Administrator może zawiesić Konto lub wypowiedzieć umowę wyłącznie z ważnych powodów:

• Naruszenie zasad z sekcji 4
• Działania zagrażające bezpieczeństwu Serwisu lub danych innych Biur
• Nieopłacenie subskrypcji po wyczerpaniu prób pobrania płatności

• Przed wypowiedzeniem wzywamy mailem do usunięcia naruszenia w terminie 7 dni. Pliki ze złośliwym oprogramowaniem blokujemy natychmiast
• Jeśli wypowiadamy umowę z przyczyn, za które Biuro nie odpowiada, zwracamy opłatę za niewykorzystaną część okresu rozliczeniowego
• Przed usunięciem danych po zakończeniu umowy Biuro może pobrać ich eksport (sekcja 6)

16. Zmiany Regulaminu

Regulamin może się zmienić z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, względów bezpieczeństwa albo zmiany danych Administratora.

O zmianie informujemy mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Biuro, które nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie — zwracamy wtedy opłatę za niewykorzystaną część okresu rozliczeniowego.

17. Prawo Właściwe i Spory

Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Administratora, z zastrzeżeniem praw konsumenta do wyboru sądu.

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów, wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej lub organizacji społecznej działającej na rzecz konsumentów. Skorzystanie z nich jest dobrowolne i wymaga zgody obu stron.

18. Kontakt

W sprawach związanych z Regulaminem prosimy o kontakt: [email protected]

Załącznik — wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

• Adresat: Digital Vantage, ul. Andriollego 34, 05-400 Otwock, [email protected]
• Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi Domyko w planie: …
• Data zawarcia umowy / pierwszej płatności: …
• Imię i nazwisko konsumenta(-ów): …
• Adres e-mail Konta: …
• Data: …

(*) Niepotrzebne skreślić.